Le démarrage d’un projet est crucial. Les réunions de kick-off doivent permettre de dissiper tous les doutes, de clarifier les points encore flous et de limiter les risques de changements de périmètre du projet, de modification des échéances, ou d‘évolution du contenu.
Voici 9 points essentiels à aborder qui permettront de lancer le projet avec la meilleure feuille de route possible et d’anticiper les éventuelles difficultés qui pourront surgir au cours de la réalisation du digital learning.
Lancement de projet digital learning : la check-list indispensable pour bien démarrer.
1. Qu’est-ce qui motive ce projet ?
Pour assurer de la réussite d’un projet digital learning, il est indispensable d’identifier les facteurs clés de succès de celui-ci.
Pour cela, il faut commencer par identifier précisément les tenants et les aboutissants de la formation. A qui s’adresse-t-elle, quel est le contexte, quels sont les objectifs opérationnels… Ce projet de digital learning s’inscrit-il dans un cadre plus large qui englobe d’autres formations, des actions de communications, des événements particuliers. Si oui, comment collaborer avec les autres équipes pour assurer la cohérence des messages ?
L’objectif de cette première partie est de précisément situer le projet dans son environnement et les impératifs de cohérence ou de coordination inhérents.
2. Quel niveau de maîtrise l’apprenant doit-il atteindre ?
La plupart des projets de digital learning sont décidés pour permettre à des apprenants d’acquérir de nouvelles compétences et nécessite la mise en œuvre d’une formation dédiée.
Le kick-off du projet est l’occasion de bien expliciter quel niveau de connaissance ou de maîtrise les apprenants doivent atteindre. Pour cela n’hésitez pas à faire intervenir un expert métier qui permettra d’examiner en profondeur quelles attitudes, connaissances et compétences spécifiques il est nécessaire d’acquérir pour atteindre l’objectif final de la formation.
Là encore le contexte a son importante : quelle place tient l’objet de la formation dans le quotidien de l’apprenant ? De quels outils ou ressources disposent-ils aujourd’hui pour les aider ? Qu’est ce qui ne fonctionne pas bien ?
C’est en ayant une vision réaliste et exhaustive de la situation de départ et en comprenant parfaitement le niveau attendu que l’on peut concevoir une formation réellement efficace.
3. Quels sont les besoins de la cible en matière de pédagogie, de format et de support ?
Afin d’imaginer le format ou l’approche qui permettra au digital learning de remplir ses objectifs, il est évidemment essentiel de savoir quel type de formation a déjà été proposé à cette cible d’apprenant, ce qui a fonctionné, ce qui a moins bien fonctionné etc.
Premièrement, quelles sont les cibles primaires et secondaires ? De combien de temps disposent-elles pour suivre ce digital learning ?
Quel impact a cette formation sur leur journée de travail, leur organisation et le fonctionnement de l’entreprise ?
Comment peut-on minimiser les impacts négatifs ou contraignants, s’il y en a ? Quelles technologies et quels outils peuvent-ils utiliser pour accéder à la formation ? De quel soutien à la performance ont-ils besoin ?
Il s’agit de bien comprendre comment et dans quelles conditions l’apprenant pourra suivre cette formation pour lui proposer une expérience de formation parfaitement adaptée, pertinente et conforme à ses attentes.
4. Quelles sont les ressources de la formation attendues ?
La plupart des lancements de projets digital learning sont centrés autour de cette question, il n’est donc probablement pas nécessaire de détailler particulièrement ce point.
Il s’agit de faire le point sur le nombre de ressources d’apprentissage attendus, les contraintes de durées, de découpage etc.
Cette partie permet en particulier d’évaluer et programmer le plus précisément possible la durée de production du projet.
5. Quelle est l’approche privilégiée en matière de développement de la formation ?
Les méthodes de travail peuvent différer selon les projets. Approche de développement linéaire ou méthodologie itérative, il est nécessaire de se mettre d’accord dès le lancement.
Profitez également de cette réunion de démarrage pour lister l’ensemble des ressources pédagogiques pour lesquelles vous attendez un prototype, et définissez un calendrier de validation avec l’ensemble des parties-prenantes du projet.
Enfin, réunissez l’ensemble des chartes, guides graphiques, modèles, et ressources visuelles qui seront nécessaires a la réalisation du digital learning.
6. D’où provient le contenu de la formation ?
La qualité et l’efficacité des programmes de formation reposent évidemment sur le contenu pédagogique.
Par conséquent, lors du lancement du projet, il est nécessaire de faire un état des lieux du contenu pédagogique existant. D’où provient-il ? Comment peut-on tirer parti des ressources existantes ? Est-il complet ou faut-il l’enrichir ou l’adapter pour répondre aux objectifs spécifiques de la formation attendue ?
Quelle est la probabilité que ce contenu évolue (nouvelle réglementation, évolution des procédures, des outils, des technologies…) et comment ces changements devront-ils être traités ?
7. Quelles technologies et quels outils sont à la disposition des apprenants ?
Qu’il s’agisse d’une formation 100% digitale, blended ou en salle, le support et la technologie utilisés font évidemment partie de l’équation.
Il est donc nécessaire d’envisager dès la réunion de kick-off les spécifications techniques à prendre en compte, les LMS à utiliser, le moyen de diffusion du digital learning, les outils disponibles pour les apprenants, les animateurs et sur le lieu de formation.
Il est également nécessaire de lister l’ensemble des limitations et contraintes ; par exemple la taille des fichiers, l’utilisation de l’audio, du streaming vidéo, les possibilités d’interactivité…
8. Qui fait partie du projet et quels sont leurs rôles ?
Les protagoniste clés d’un projet sont généralement présents lors de la réunion de lancement, mais il arrive fréquemment que les parties-prenantes « secondaires » (service juridique, communication corporate, service informatique…) entrent plus tard dans le projet et remettent en cause certains points, ou ralentissent les processus de validation.
Au cours du kick-off, il s’agit d’identifier l’ensemble des personnes ou services qui peuvent influencer le projet, déclencher des changements importants dans la conception ou le contenu afin de les impliquer plus tôt.
Profitez également de cette réunion de démarrage pour définir les points de passage, à quelle fréquence l’équipe projet doit se réunir, comment communiquer, qui sont les interlocuteurs privilégiés etc.
9. Sommes-nous sur la bonne voie ?
Après avoir balayé l’ensemble de ces thèmes, recueilli les informations indispensables au démarrage du projet et identifier les contraintes et les difficultés éventuelles, ne clôturez pas cette réunion sans vous assurer que le projet est sur les bons rails.
Vérifiez et confirmez avec l’ensemble des participants qu’il n’y a pas de doute, de réticence ou d’objection et que la solution et les orientations envisagées sont bien les plus pertinentes et les plus adaptée.
Prêt à lancer un projet digital learning ? N’hésitez pas à nous contacter, vous savez déjà quelles questions nous allons vous poser 😉