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Avec la place grandissante des nouvelles technologies au sein de l’entreprise et les enjeux actuels du travail à distance, l’onboarding en entreprise pose quelques questions :

  1. Faut-il engager l’onboarding à distance dès la phase de recrutement ?
  2. En période de Covid, comment assurer l’intégration malgré la distance ?
  3. Quel système mettre en place pour impliquer tous les acteurs ?
  4. Comment infuser et diffuser la culture d’entreprise ?

Afin de répondre aux différents enjeux autour de ce thème, Christophe Laplace, Co-fondateur de LALAMEDIA était l’un des 4 invités du débat du 14 juin 2021, au cours de l’évènement Les Genius du Digital Learning

Engager l’onboarding à distance dès la phase de recrutement

Pourquoi élargir l’onboarding à l’ensemble des candidats, quand il est certain que tous ne seront pas retenus pour le poste ? Il existe 3 bénéfices à mettre en place l’onboarding (dans un format digital) dès la phase de recrutement :

  1. Améliorer votre marque employeur et attirer des talents
  2. Intégrer le recrutement dans un storytelling qui se poursuit une fois le contrat validé
  3. Digitaliser une partie du recrutement

Le but : montrer que votre entreprise innove grâce aux outils digitaux, et donner au candidat (idéal) un avant-goût de ce que son quotidien sera une fois dans l’entreprise. On peut par exemple proposer aux candidats des serious games ou d’autres activités digitales qui vont leur permettre de mieux se projeter dans leur futur poste, et arriver beaucoup plus sereins dans l’entreprise.

Cependant, si de nombreuses entreprises manquent encore de maturité digitale pour mettre en place l’onboarding à distance, la période actuelle est idéale pour vous amener à vous poser les bonnes questions et préparer votre transition digitale.

En période de Covid, comment assurer l’intégration malgré la distance ?

La forte augmentation du télétravail amène différents enjeux concernant l’intégration à distance :

  • La transmission des informations administratives et des outils
  • L’intégration dans une équipe qu’on rencontre peu
  • La culture d’entreprise

Il faut que les nouveaux arrivants puissent trouver les informations dont ils ont besoin, et que les outils mis en place permettent une communication fluide entre les collaborateurs. Mais la plus grande difficulté réside dans la disparition des temps informels.

Il est nécessaire de recréer des moments informels pour reformer ce lien entre les collaborateurs. On peut mettre en place des séminaires ou des workshops, mais il est difficile de garder le côté spontané. Charge à chacun dans l’entreprise et au service RH, de créer ces moments de convivialité.

La culture d’entreprise est également un gros sujet, lequel était déjà traité  en digital par les producteurs de formation avant le Covid. Comme il est assez abstrait, il est important de le transmettre de manière concrète aux collaborateurs. Cela peut se faire par le biais d’une formation en e-learning, dans laquelle sont expliqués les comportements attendus par l’entreprise et en quoi ils sont alignés avec ses valeurs.

Cette intégration passe nécessairement par des outils digitaux. Les collaborateurs n’étant pas égaux face à l’accès et l’utilisation des plateformes numériques, il est essentiel que l’entreprise en tienne compte pour les accompagner et faciliter leur onboarding.

Cependant, le succès quasi-universel de plateformes comme Netflix, fait évoluer cette fracture digitale qui réside aujourd’hui plutôt dans la différence entre ce que peut offrir l’entreprise et nos habitudes digitales.

Quel système mettre en place pour impliquer tous les acteurs ?

En règle générale, l’onboarding des collaborateurs est un exercice dense. Beaucoup d’entreprises proposent un programme chargé sur une semaine, de 08h à 19h30. Il faut jongler entre le mot du président, la stratégie, l’histoire de l’entreprise, rencontrer ses collègues, prendre son poste…

Et dommage ; l’exercice est souvent chronophage, solitaire, et n’est pas souvent bien maîtrisé par l’entreprise. Résultat : un turnover assez élevé même sur des collaborateurs nouveaux dans l’entreprise qui est la conséquence d’un onboarding mal conçu qui se résume souvent à un livret d’accueil digitalisé.

Pourtant, l’onboarding peut se transformer en une expérience sociale très riche et engageante. Par exemple :

  • Donner au nouvel arrivant un accès à la plateforme sociale interne de l’entreprise dès le pré-boarding, pour lui permettre de s’imprégner de la culture d’entreprise
  • Proposer un jeu de piste le jour de l’arrivée pour aider le collaborateur à découvrir l’entreprise, le site et rencontrer ses nouveaux collègues (en scannant des QR codes cachés un peu partout)
  • Diffuser tout au long du premier mois les connaissances clés sous la forme de capsules et de live learning avec son équipe
  • Associer dans la même communauté d’apprentissage un nouvel arrivant et une personne en évolution de poste.

Pour engager l’ensemble de l’entreprise à créer du contenu pour faciliter cet onboarding, ou participer de manière active aux différentes démarches, il peut être nécessaire de mettre en place un système de récompense et de les accompagner.

Comment infuser et diffuser la culture d’entreprise ?

Il faut distinguer dans la culture d’entreprise au moment de l’onboarding ce qui est diffusé et ce qui est infusé :

  • On diffuse ce qui est formel : l’histoire de l’entreprise, les valeurs…
  • On infuse tout ce qui est informel comme les pratiques de l’entreprise

Vous ne pouvez pas tout apprendre via une vidéo, tout comme vous ne pouvez pas tout apprendre via des exercices pratiques. Il est donc nécessaire de mélanger formel et informel, et présentiel et digital : bref, proposer une approche phygital

En utilisant les différentes démarches présentées précédemment pour aller à la rencontre des autres et de l’information, cela fonctionne très bien. Cependant pour mettre en place cette approche phygitale, il convient de se poser quelques questions préalables :

  • Est-ce que les collaborateurs en phase d’onboarding constituent un public homogène ?
  • Est-ce que le cœur de l’activité de l’entreprise permet ce type d’approche ?
  • Avec quelle récurrence peut-on mettre en place ces démarches ?
  • Quelle est l’implication des personnes en interne ?

La mise en place des outils va également forcer une réflexion au sein de l’entreprise. Si on peut tous être d’accord sur une valeur de l’entreprise, fixer concrètement ce qu’elle veut dire au quotidien peut être plus difficile. Les valeurs qu’on transmet au moment de l’onboarding (et dans les formations de l’entreprise), doivent pouvoir se retrouver au quotidien.

Le mot de la fin

Pour réussir votre onboarding (qu’il soit en présentiel, en digital ou en phygital), une des premières recommandations est d’étaler l’onboarding dans le temps.

Il est également important de ne pas démultiplier les outils digitaux : fixez-vous sur un seul outil qui servira de fil rouge tout au long de l’onboarding. Mais n’hésitez pas à démultiplier les situations de vie qui s’appuient sur l’utilisation de l’outil. Cela permettra d’offrir l’expérience utilisateur la plus confortable et la plus agréable possible.

Enfin, n’hésitez pas à donner la parole, quelques semaines après l’onboarding, aux personnes qui ont accueilli et aux nouveaux arrivants. Non seulement vous aurez des retours pour améliorer votre processus d’onboarding, mais vous créerez également un moment d’échange supplémentaire.

Vous souhaitez développer une approche d’onboarding digitale ou phygitale pour votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter pour développer ensemble le processus le plus adapté.

Pour voir le replay de cette table ronde : rdv ici